え、もう仕事終わったの?レベルの高速で作業・時間効率を高める方法

sagyoukouritu

あけましておめでとうございます。
マレーシア起業家のMOTOです。

本日は、
コミュニティメンバーから質問があった、

「作業・時間効率を高めまくることが出来るか?」

の記事を書こうと思います。

効率を上げるのは、
ビジネスだけでなく、
人生の質を高める上でもかなり重要な要素ですからね。

時間=命なわけですから、
時間の濃度・密度を高めていくことが出来れば、
人生の質は上がっていきます。

例えば、

・ある作業を100時間かかってしまう人
・ある作業を1時間でこなすことが出来る人

全く同じ作業をやるにしても
これぐらい差がつくことなんてザラにあります。

組織化やツールやお金を使えば、
更に何万倍も変わってきたりもします。

そして、
今まで会ってきた起業家で成功し続けている人達を見ると
仕事効率がとんでもなく早い人達ばかりです。

「え?もう仕事終わったの?」

ぐらい神レベルのスピードで仕事をこなします。

だから、
作業効率が上がれば、

もし、
今やっている作業量で月30万円稼げているなら、
2倍のスピードで出来るようになれば
月60万円稼げるようになります。

もし、
4倍のスピードで出来るようになれば、
時間を半分にしながら月60万円を稼ぐことも出来ます。

そして、
作業効率を2倍でも4倍にもすることは
「工夫を積み重ね」をすれば全然可能です。

じゃあ、
僕が実際に作業効率を高めるために
やっていること記述していきたいと思います。

 

(1)効率UPには必要不可欠の「設計図作り」

まず、
作業効率を高めるために最も必要なのが、
設計図を作っているかどうか?です。

僕が言っている設計図というのは、
「目的」と「目標」と「現在地」と「具体的な道筋」です。

この目的・目標・現在地・道筋の4つが曖昧な状態で、
作業効率が上げることはまず不可能です。

そして、
この4つの中でも最も重要なのが目的ですね。

何のためにその目標を達成したいのか?

ということです。

というのも、
この目的(動機)が弱いと行動し続けることが出来ないからです。

目的が明確で強ければ強いほど、
行動するためのエネルギーが沸いてきます。

次に目標・ゴール設定です。

いつまでに具体的にどこを目指すか?です。

この目標・ゴール設定が曖昧な状態だと作業効率は圧倒的に落ちます。

当たり前ですよね。
どこをゴールに向かって歩いているかわからなければ、到達することが出来ないですし、
遠回りしまくることになります。

偶然、
どこかに到達出来たらいいな~
と闇雲に歩いている人が多いのですが、
それだとどこも辿り着けないのです。

次に現在地ですね。

今自分がどんな状態なのか?どんなリソースを持っているのか?
自分のことを分析していないと、ゴールを見誤ります。

登山初心者がいきなりエベレストに
挑戦しようとすると危険ですよね。

まずは適切なゴールを設定するには、
自分の現状の把握は必須だということです。

最後に、目的と目標と現在地がわかると、
それに最適な具体的な道筋を考えます。

4つのことを丁寧につくりあげて設計図を作れば、
迷わず進める状態が出来ます。

その状態で進むことが出来ると
作業効率も格段に高まります。

短い時間制限を決めているか?

また、
見落としがちなのが、

時間制限を決めることです。

ゴールを決めても、
時間制限がないと効率は上がりません。

そして、
時間制限を決める時は、
かなり短いぐらいの時間制限を設定すべきです。

例えば、
1週間はかかるかな~という作業だったら、
1日で設定するとか。

10時間かかる作業は、
1時間に設定するとか。

とにかく短めに設定することがポイントです。

なぜなら、
時間がたっぷりあって余裕があると
人はその時間を全部使って作業をしようとする性質があるからです。

これをパーキンソンの法則と言われているのですが、
この罠にかかっている人が多いです。

「人は時間の余裕がありすぎると時間効率が落ちる」
ということを覚えておきましょう。

だから、
今ある目標設定を1/3~1/5ぐらいの時間設定がいいですよ。

例えば、
1年後に会社を辞めるというゴールがあったら、
3ヶ月~4ヶ月後に辞めると再設定する。

そうすると、一気に脳みそが回転し始めますから。

目標・ゴールの細分化

また、
目標といっても目標の粒度を変えていく必要があります。

僕の場合であれば、

・長期目標(1、2年~)
・中期目標(半年)
・短期目標(1ヶ月)
・週間目標
・1日目標
・作業目標

と目標を分類しています。

長期目標から考えて、
逆算して目標を細分化していきます。

ざっくりとした目標のままだと
何から手をつけたらいいかわからないからです。

作業効率が悪い人は、
目標がざっくりとした状態で作業しているのです。

かなり細かく分割して作業目標まで決めていけば
効率が格段に上がるので目標は必ず細分化していきましょう!

(2)時間管理マトリクスで優先順位を決める

次に、
作業効率を上げるということは、
優先順位が低いことをやめて、
優先順位が高いことに力を注ぐということです。

そのため、
まず今やるべきタスクを全部洗い出す必要があります。

時間管理のマトリクスですね。

タスクをすべて書き出した上で、
優先順位が高い作業と優先順位が低い作業を把握して分類します。

それを可視化させるだけでも、
何に集中すれば作業効率があがるかが見えてきます。

作業効率が悪い人は、
今やるべきタスクの優先順位が見えておらず、
感情やこだわりで動こうとします。

そして気づけば優先順位が低いことに
やたらと時間をかけていたりするのです。

常に、今何を優先すべきか?
考えて作業するだけでも効率が上がります。

 

(3)整理整頓で効率が跳ね上がる!

整理整頓することで作業効率化出来ます。

まあ、当たり前すぎるのですが、
出来ている人は少なかったりします。。。

もしかすると、
整理整頓ぐらいと思っているのかもしれませんが、
出来るか出来ないかでかなり差が出ます。

仕事部屋が汚い人は、
作業効率がかなり落ちている可能性が高いです。

モノが多いだけで気が散りますからね。
集中力の低下に繋がります。

あと、
デスクトップやブックマークが
ごちゃごちゃな人も多いですが、

時間ロスしまくっている可能性があります。

瞬時にどこに何のファイルがあるかわからないと
時間をかなりロスします。

1秒で探せるか?
1分かかってしまうか?

こういうちょっとしたことの積み重ねで
とんでもないぐらい効率が変わってきます。

もし、整理整頓が苦手なら、
一度全部モノを捨てればいいです。

モノが少なければ、
整理整頓や掃除の手間もかかりません。

デスクトップやブックマークも一度全部削除する。
そして、必要なものだけ再度インストールする

そうすれば、
一気に整理出来ます。

そして、
この整理整頓は一番簡単に効率を上げることが出来るので、
後回しにせず、
すぐにやるべきでしょう!

 

(4)ツールやシステムの活用で効率を爆上げさせろ!

最新のツールを活用することで
時間を大幅短縮することが出来ます。

といいますか、
新しく開発されるツールというのは、
1秒でも手間を減らして効率を高めるために作られているので、
使わない手はないわけです。

僕が使っているツールで、
ぱっと思いつくツールは、

スケジュール管理だったらGoogleカレンダー。
GoogleカレンダーとZOOMミーティングの同期は非常に便利ですし、
スケジュールのリマインドメールをGmailで送ってくれるのも有り難いですね。

他には、
Googleスプレッドシートでタスク管理をしています。
やるべきことを思いついたらすぐに書き込んでおきます。

XMINDマインドマップを使って思考の整理と目標設定を行ったり。

ほんと、
便利なツールがたくさんあるので、
ツールを使いこなすことは大事ですね。

他にも、
PCのネット速度を少しでも上げるために、
一番速いネット回線と契約していたり、

PCのモニターは3つ使っていて、
トリプルディスプレイにしています。

モニターは最低3つはないと作業効率が落ちます。

他にも、
PCも2、3年に1度ぐらいは買い替えて
より処理速度は重要視しています。

ツールで解決出来るものはツールで解決したほうがいいですね。
圧倒的に時間短縮になりますから。

ショートカットキーを使えているか?

最近、
コミュニティメンバーの作業を遠隔で見ていて
気づいたことですが、ショートカットキーを覚えていなかったということ(汗)

Ctrl+A 全体選択
Ctrl+C コピー
Ctrl+V ペースト

みたいなショートカットの基本的なものは覚えていないと
時間効率が悪すぎます。

ショートカットキーを使えていなかったり、
タイピングが遅かったりすると、
オンラインでの作業効率はかなり落ちますからね。

ショートカットキーとか、
YOUTUBEでも解説してくれているので、
さっと覚えてしまって使えるようになるのは必須です。

今後、ずっと使い続けることは、
最初に時間やお金がかかったとしても
覚えたり、習得してしまうほうが良いです。

この考え方もめちゃくちゃ大事ですよ。

(5)「外注の活用」で作業効率UP

自分でなくても出来る作業は、
外注依頼するという発想も大事です。

長期的に必要なスキルは最初に時間をかけても学んだほうが効率が良いのですが、

1回限りや頻度が少ないスキルは
外注依頼するほうが効率が良いです。

僕も、
プログラミングとかシステムエラー、デザインなどの場合、
クラウドワークスで外注さんにお願いします。

例えば、
自分が1から学んで20時間かかるのであれば、
時給は5万円ぐらいだと考えたら100万円以下であれば、
外注するほうが安上がりという発想ですね。

もし、全ての作業を全部自分でやろうとしているなら、
誰かにお願いするという視点を持つようにしましょう。

この視点がある人とない人では雲泥の差が出てくるので。

(6)隙間時間の活用で効率を高める!

最後に僕が作業効率を高める上で大事にしていることは、
隙間時間を活用することです。

僕は、
PCの前では出来るだけ
考えないようにしています。

というのも、
PCの前で作業しながら考えたりしていると、
いつの間にかネットサーフィンをしていたりするからです。

超効率が落ちます。

だから、
普段の隙間時間を活用して
アイデアを考えたりするようにしています。

散歩とか運動しながら、

どんなメルマガを書こうかなとか、
どんな記事を書こうかなとか、
どんな企画をしようとかな

ということを考えたりしています。

そして、思いついたら、
iPhoneのメモ帳にどんどんストックしていきます。

PCのの前に座って、
さあ今から何の記事を書こう!みたいなことをやっていると
めちゃくちゃ効率が悪いのでやりません。

いかに日常の隙間時間を有効活用するか?
作業効率を高めるためには大事なのです。

作業・時間効率を高めまくる方法のまとめ

作業・時間効率を高めるためには、
1つのことを改善すれば効率が上がるわけではなく、

普段から複数のことを少しずつ改善
していく必要があるということですね。

まとめると、

(1)設計図作り
(2)時間管理マトリクス
(3)整理整頓
(4)ツールやシステムの活用
(5)外注の活用
(6)隙間時間の活用

そして、
ここでピックアップした書いたことも、
代表的なことで、

人それぞれ他にも工夫出来る方法は
違ってくると思います。

なので、
普段から、

「常にどうすれば今の作業効率が上がるのか?」

を考えていきましょう!

これを普段から考えて行動している人は、
作業効率を高めるためのアイデアが湯水の如く湧き溢れてきます。

作業・時間効率を高めまくること。

ビジネスで成果を出すためにも、
人生の質を高めていくためにもかなり大事なので、
ぜひ、出来ることから1つずつ取り組んでいきましょう!

ではでは。
有難うございました^^
MOTO

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ABOUTこの記事をかいた人

2010年アパレルの某ブラック会社で日本のサラリーマンに絶望してネットで起業⇒2012年アフィリエイト教材を2万本以上日本一販売⇒精神崩壊⇒4社経営⇒ボルダリング事業やメディア事業を売却⇒2018年MM2Hビザを取得してマレーシアに移住⇒海外投資&ビジネスを通じて成長しまくれるGMM&GMCコミュニティを運営中